10 clés pour une mise en œuvre réussie de la GMAO

Les statistiques sont étonnantes : jusqu’à 80 % de toutes les mises en œuvre de systèmes de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) ont échoué. Si l’on considère les coûts associés à un projet de GMAO, un taux d’échec de 80 % est un chiffre difficile à surmonter pour une entreprise, mais avec des étapes simples pour un plan de mise en œuvre bien pensé, tout le monde peut exploiter le plein potentiel que la GMAO peut apporter à une organisation.

10 Etapes à suivre pour une mise en œuvre GMAO réussie

Déterminer la portée de votre projet

La précipitation dans l’achat d’un progiciel de GMAO entraîne souvent une précipitation dans la mise en œuvre. Arrêtez-vous et réfléchissez avant d’acheter. L’une des cinq principales raisons de l’échec de la mise en œuvre est le mauvais choix de la GMAO. Vous avez besoin d’une GMAO adaptée à votre application, et la portée doit être définie avant de choisir le progiciel. Que voulez-vous exactement que votre GMAO fasse ? Quels sont les modules essentiels à votre activité actuelle – équipement, maintenance préventive, etc. Certains modules, comme les achats, peuvent-ils attendre un peu ? Comment voyez-vous votre entreprise utiliser la GMAO après deux ou même cinq ans ? Allez-vous l’interfacer avec d’autres systèmes ou utiliser la technologie mobile à l’avenir ?

Obtenir l’engagement de la direction

Souvent, la direction n’a pas une conception claire de la GMAO et des types de ressources initiales et continues qui doivent être engagées dans le projet. Outre le coût d’acquisition du logiciel, il existe des coûts permanents de maintenance, de formation, de collecte et de saisie des données, pour n’en citer que quelques-uns. Assurez-vous que ces coûts sont inclus dans l’estimation du projet afin de donner à la direction une image complète du temps et du budget nécessaires à votre projet. Cela vous aidera à obtenir leur engagement pour l’ensemble du projet.

Planifier votre projet

Pensez à votre mise en œuvre du début à la fin. Quels sont les principaux jalons ? Déterminez qui mettra en œuvre la GMAO, qui recueillera les données et quels types de données ils recueilleront. Définissez un schéma de numérotation des pièces, un schéma d’identification de l’équipement, des schémas de localisation et des comptes de frais de main-d’œuvre et de matériel. Définissez en équipe, pendant la phase de planification, des tableaux de codes tels que le type de bon de travail, le statut du bon de travail et les codes de remarque d’achèvement. Une certaine planification initiale peut réduire la confusion ultérieure.

Se préparer au changement

Ne partez pas du principe que tous vos employés vont accueillir la GMAO à bras ouverts. Les employés peuvent voir la GMAO comme un outil qui les remplacera à l’avenir, et les travailleurs craignent tout ce qui peut les mettre au chômage. Il est important d’impliquer tous vos employés dès le début, de publier des mémos d’information sur le changement et d’organiser des sessions de questions-réponses pour obtenir l’avis des employés afin que ceux-ci s’approprient le projet et soient enthousiasmés par le changement positif que la GMAO peut apporter. Quels obstacles vos employés de maintenance actuels peuvent-ils visualiser en termes de collecte et de saisie des données ? Certains travailleurs sont-ils réfractaires au changement ? Un travailleur réfractaire maintenant peut causer des obstacles inutiles plus tard, menant à l’échec.

Formation

La GMAO est une application sophistiquée et nécessitera une formation pour tous les employés utilisant le système. Ne faites pas l’erreur de sous-estimer vos besoins en formation. Il faudra une formation initiale au logiciel dispensée par le fournisseur de la GMAO et une formation continue (ou interne) pour vos employés. Chaque organisation met en œuvre la GMAO d’une manière différente, et vos employés doivent être formés à votre utilisation spécifique de la GMAO. Il est important de former les employés à la façon dont votre entreprise utilise la terminologie.. Les nouveaux employés qui seront embauchés auront également besoin d’une formation. Le moment de la formation est également important.

Collecte des données

La collecte de toutes les données nécessaires et utilisables que vos employés devront saisir dans la GMAO est généralement le principal responsable de l’échec de tout projet de mise en œuvre. La collecte efficace de toutes les données nécessite généralement six à douze mois de ressources humaines. Déterminer quelles données seront recueillies (modèle d’équipement, numéros de série, coût, données de garantie, maintenance préventive, procédures et fréquences, pièces et informations sur les pièces) et comment ces données seront recueillies est un élément clé de votre plan de mise en œuvre.

Saisie des données

Vous avez planifié votre mise en œuvre, acheté votre système et recueilli vos données. Le fait d’avoir un plan solide sur la façon d’entrer les données dans le système évitera toute confusion ultérieure. Au départ, la saisie de toutes les données que vous avez recueillies exige une quantité de travail considérable. Qui fera ce travail ? Il y a des entrepreneurs extérieurs à considérer, des employés actuels à exploiter ou des embauches temporaires. Heureusement, cette grande quantité de travail ne doit être effectuée qu’une seule fois. Ensuite, vous devez déterminer la meilleure méthode pour saisir les informations quotidiennes nécessaires que la GMAO gérera. Un assistant administratif doit-il saisir les bons de travail terminés à la fin de la journée ou chaque technicien de maintenance doit-il saisir lui-même les bons de travail terminés ? Examinez chaque solution possible pour déterminer les avantages et les inconvénients de votre situation spécifique.

Rapports et analyses

Il est beaucoup plus productif pour votre système de disposer de quatre ou cinq rapports efficaces et utilisables que d’avoir des centaines de rapports auxquels personne n’aura accès. Pensez à ceux qui analyseront ces rapports au jour le jour. Quelles décisions seront prises sur la base de ces analyses ? Avant même de mettre en place votre système, déterminez ce que vous avez besoin que le système fasse pour vous. Adaptez vos rapports en conséquence. Assurez-vous également que vos rapports vous fournissent les informations dont vous avez besoin pour comprendre les tendances à court et à long terme des opérations de maintenance.

Suivi et amélioration continue

Ne vous contentez pas d’utiliser la GMAO comme un outil d’archivage pour tenir des listes de vos actifs et de leurs pièces. Les tableurs peuvent le faire. Assurez-vous que vos employés connaissent toutes les fonctionnalités d’une GMAO et prévoyez des moyens d’améliorer votre utilisation à l’avenir. Une GMAO vous donne la possibilité de consulter un grand nombre de données de suivi. Quelqu’un examine-t-il ces données ? Comment pouvez-vous repérer les tendances, les analyser et prendre des mesures correctives ? Par exemple, y a-t-il des défaillances avec un équipement ou une pièce spécifique ? La GMAO peut vous aider à déterminer pourquoi ces défaillances se produisent. Surveillez-vous et améliorez-vous constamment vos opérations de maintenance ?

Liens et pièces jointes

Profitez de tout ce qu’une GMAO a à offrir. Certains systèmes vous permettent d’ajouter divers types de documents (Word, PDF, copie scannée, images numériques, audio, vidéos ou liens Web) aux enregistrements. Bob est-il le seul technicien de maintenance de l’étage capable de réparer une machine spécifique ? Que se passe-t-il lorsque Bob prend sa retraite ? Avec les pièces jointes de la GMAO, après quelques années, n’importe qui peut accéder aux informations enregistrées par Bob pour voir comment la réparation peut être effectuée. L’outil d’attachement est également pratique pour joindre des versions PDF des manuels d’origine, des guides de formation et d’autres documents papier qui peuvent facilement être perdus.